Privacyverklaring Erfgoedcel Brugge

Algemeen

Uw privacy dragen we hoog in het vaandel. In navolging van de vernieuwde Europese privacywetgeving (25 mei 2018) leggen we uit hoe we met uw gegevens omgaan.

Deze privacyverklaring heeft betrekking op:

  • gebruik van onze website www.erfgoedcelbrugge.be
  • inschrijven op onze nieuwsbrieven
  • inschrijven voor activiteiten of evenementen
  • reserveren van uitleenmateriaal
  • bestellen van publicaties

Door bepaalde onderdelen van deze site te gebruiken, door u in te schrijven op één van onze nieuwsbrieven, of voor een van onze activiteiten, door het reserveren van uitleenmateriaal of het bestellen van publicaties geeft u informatie door die toelaat u als persoon te identificeren. Deze Privacyverklaring hoort samen met de andere gebruiksvoorwaarden en geeft gedetailleerde informatie over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken. Wij raden u aan om beide documenten aandachtig door te lezen.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de diensten van Erfgoedcel Brugge. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere sites en bronnen die verbonden zijn met onze website, maar we verwijzen er wel naar zodat u de nodige informatie kan vinden.

Wie gebruik maakt van onze website, of wie zich inschrijft op één van onze nieuwsbrieven, of voor een van onze activiteiten, wie een reservatieformulier invult of een bestelling plaatst, aanvaardt deze Privacyverklaring. Als u niet akkoord gaat met een of meerdere bepalingen, vragen wij u vriendelijk de website te verlaten en contact met ons op te nemen via info@erfgoedcelbrugge.be om uw bezorgdheden te bespreken.

U kan uw gegeven toestemming steeds intrekken via mail naar info@erfgoedcelbrugge.be.


Welke gegevens worden verzameld?

A. Website

Bij algemeen gebruik van onze website houden wij een beperkt aantal bezoekersdata bij met het oog op een optimale dienstverlening. Het gaat om anonieme of geaggregeerde gegevens zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat u gebruikt, de domeinnaam van de website langs waar u naar onze website gekomen bent, of waarlangs u die verlaat, de pagina's die u op onze website bezoekt, ...

Op onze website maken wij ook gebruik van zogenaamde cookies. Een cookie is een kleine file die door de website-eigenaar naar de harde schijf van de website-bezoeker wordt gestuurd en daar wordt opgeslagen. Hiermee wordt het adres van de bezochte site vastgelegd samen met enkele gegevens over het bezoek die ons toelaten om een aantal anonieme statistieken bij te houden.

B. Nieuwsbrieven

Bij inschrijving op een van onze nieuwsbrieven (Nieuwsbrief publiek of Nieuwsbrief sector) vragen wij een beperkt aantal persoonsgegevens op:

  • Verplicht in te vullen: Naam, Voornaam, E-mailadres
  • Optioneel in te vullen: Straat & nr, Postcode en gemeente, Land, Organisatie, Functie, Telefoon

C. Activiteiten of evenementen

Bij de inschrijving op onze activiteiten of evenementen, die wij alleen of met partnerorganisaties opzetten, of als partnerorganisatie ondersteunen, vragen wij een aantal persoonsgegevens op.

Tijdens onze activiteiten of evenementen, die wij alleen of met partnerorganisaties opzetten, of als partnerorganisatie ondersteunen, maken wij ook sfeerbeelden (foto en video) die gebruikt kunnen worden op de website, nieuwsbrieven en/of social media van Erfgoedcel Brugge. Indien u dit niet wenst, kan u ons dit op gelijk welk moment laten weten. We verwijzen hiervoor naar het onderdeel “Hoe laat u uw rechten gelden” (recht om bezwaar te maken).  

D. Reserveren van materiaal

Bij het reserveren van materiaal (bv uitleenkoffers Souvenirs) vragen wij een beperkt aantal persoonsgegevens op: Verplicht in te vullen: Organisatie, Naam, Voornaam, E-mail, Telefoon

E. Bestellen van publicaties

Bij het bestellen van publicaties vragen wij een aantal persoonsgegevens op:

  • Verplicht in te vullen: Naam, Voornaam, Rijksregisternummer, Straat & nr, Postcode en gemeente, E-mailadres
  • Optioneel: Land, Organisatie, Functie, Telefoon, BTW-nummer, Facturatie-adres

Waarom worden uw persoonsgegevens bijgehouden en verwerkt?

Uw persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor de hieronder omschreven doeleinden. Uw persoonsgegevens worden nooit voor commerciële doeleinden aangewend.

A. Website

  1. Functionele doeleinden: permanente optimalisatie van onze website voor de gebruikers; gebruiksanalyse van onze website
  2. Beheerdoeleinden: analyse en rapportering (deze rapportering gebeurt steeds anoniem)
  3. Statistische doeleinden (anoniem)

Indien u niet akkoord gaat met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van deze doeleinden, dan is het niet mogelijk om van onze website gebruik te maken.

B. Nieuwsbrieven

  1. Functionele doeleinden: verlenen van de dienst waarvoor ingeschreven wordt, namelijk toesturen van de nieuwsbrief;
  2. Beheerdoeleinden: analyse en rapportering (deze rapportering gebeurt steeds anoniem)
  3. Statistische doeleinden (anoniem)

Indien u niet akkoord gaat met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van deze doeleinden, dan is het niet mogelijk om van deze dienst gebruik te maken.

Uitschrijven is steeds mogelijk volgens de eenvoudige instructies die vermeld staan in de nieuwsbrieven.

C. Activiteiten of evenementen

  1. Beheerdoeleinden: administratieve verwerking en opvolging van uw inschrijving
  2. Statistische doeleinden (anoniem) 
  3. Informatiedoeleinden: toesturen van informatie over de desbetreffende activiteit of evenement, toesturen van een evaluatieformulier na afloop van de desbetreffende activiteit of evenement
  4. Direct marketing: toesturen van informatie over andere activiteiten of evenementen die wij alleen of met partnerorganisaties opzetten, of als partnerorganisatie ondersteunen.

D. Reserveren van materiaal

  1. Beheerdoeleinden: administratieve verwerking en opvolging van uw reservatie
  2. Statistische doeleinden (anoniem) 
  3. Informatiedoeleinden: toesturen van informatie over de desbetreffende reservatie, toesturen van een evaluatieformulier na gebruik van het reservatiemateriaal
  4. Direct marketing: toesturen van informatie over andere erfgoedproducten die wij uitlenen.

E. Bestellen van publicaties

  1. Beheerdoeleinden: administratieve verwerking en opvolging van uw bestelling;
  2. Statistische doeleinden (anoniem) 
  3. Informatiedoeleinden: toesturen van informatie over de desbetreffende bestelling, toesturen van een factuur
  4. Direct marketing: toesturen van informatie over andere erfgoedproducten die wij aanbieden.

Voor de punten A tot E:

Indien u niet akkoord gaat met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van doeleinden 1 (beheerdoeleinden) en/of 2 (statistische doeleinden), dan is het niet mogelijk om in te schrijven voor/deel te nemen aan de desbetreffende activiteit of evenement. 

Mocht u niet akkoord gaan met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van doeleinden 3 (Informatiedoeleinden) en/of 4 (Direct marketing), kan u hiertegen bezwaar maken (zie onder: “Hoe laat u uw rechten gelden”).

Zo verwerken we uw gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is:
Erfgoedcel Brugge | Stad Brugge

Ondernemingsnummer: BE0207528035

De Data Protection Officer (DPO) van Stad Brugge kan worden bereikt via info@erfgoedcelbrugge.be.

Voor de website werken wij samen met een onderaannemer/hosting provider. Deze is gevestigd binnen de EU, is er contractueel toe verbonden het privacybeleid van Erfgoedcel Brugge strikt te respecteren, en handelt enkel op instructie van Erfgoedcel Brugge.

Voor het versturen van nieuwsbrieven maken wij gebruik van Mailchimp met basis in de U.S.A. Dat betekent dat Mailchimp als verwerker mee in deze dienstverlening ingeschakeld is. Door in te schrijven op onze nieuwsbrieven gaat u akkoord met de voorwaarden van Mailchimp. 

Ook maken wij gebruik van volgende Google services:

Voor gebruiksanalyse van onze website schakelen wij Google Analytics in;

Door gebruik te maken van de website gaat u akkoord met het privacybeleid van Google, met betrekking tot haar services Google Analytics.

 

Hoe lang worden uw gegevens bijgehouden?

A. Gegevens verzameld in kader van gebruik website

Uw gegevens worden bewaard tot maximaal 2 jaar na de verstrekking ervan. Dit laat ons toe enerzijds voldoende gebruiksanalyse te kunnen uitvoeren ter optimalisatie van onze website voor de gebruikers, en anderzijds te voldoen aan onze rapporteringsverplichting in het kader van onze beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid.

B. Gegevens verzameld in kader van inschrijving op nieuwsbrieven

Uw gegevens worden bewaard zolang dat nodig is om u deze dienst te verlenen en tot maximaal 2 jaar vanaf het moment dat deze dienst ophoudt te bestaan, of het moment waarop u heeft aangegeven niet langer van deze dienst gebruik te willen maken. In het laatste geval wordt uw e-mailadres meteen geschrapt uit het bestand dat dient om de desbetreffende nieuwsbrief toe te sturen. Nadat deze termijn overschreden is, worden uw gegevens verwijderd of verder geanonimiseerd bijgehouden in functie van geanonimiseerde statistische verwerking. Deze bewaartermijn laat ons toe te voldoen aan onze rapporteringsverplichting in het kader van onze beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid.

C. Gegevens verzameld in kader van inschrijving voor activiteiten, reservaties of bestellingen.

Uw e-mailadres wordt bewaard tot maximaal 5 jaar  na uw laatste inschrijving voor een activiteit, reservatie of bestelling. Dit laat ons toe u op de hoogte te houden van ons aanbod. Indien u bezwaar heeft gemaakt tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing (zie onder: “Hoe laat u uw rechten gelden”), wordt uw e-mailadres meteen geschrapt uit het bestand dat dient om dergelijke communicatie toe te sturen.

Uw andere gegevens worden bewaard tot maximaal 2 jaar vanaf het moment waarop de inschrijving administratief verwerkt en voltooid is. Dit laat ons toe enerzijds ons aanbod te evalueren en bij te sturen op basis van deelnemersfeedback, en anderzijds te voldoen aan onze rapporteringsverplichting in het kader van onze beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid.

Doorgifte aan derden

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden, tenzij dit nodig is voor de beoogde verwerking (zoals meegegeven onder “Zo verwerken we uw gegevens”).

U hebt altijd het recht om de door u meegedeelde persoonsgegevens (onder de voorwaarden vermeld in de GDPR)

  • op te vragen en in te kijken (art. 15 GDPR), of over te dragen (art. 20 GDPR)

Via een bevestigingsmail die volgt op uw inschrijving voor een activiteit, reservatie of bestelling krijgt u reeds een overzicht van de door u naar aanleiding van de inschrijving meegedeelde persoonsgegevens.

  • te (laten) wijzigen of vervolledigen (art. 16 GDPR)
  • te (laten) schrappen (art. 17 GDPR)

Dit kan met betrekking tot één of meerdere van de hierboven vermelde doeleinden.
U kan ook vragen om volledig te worden verwijderd uit alle databases. U wordt dan ‘vergeten’ en op geen enkele manier nog gecontacteerd.

Daarnaast heeft u steeds het recht om

  • Beperking van de verwerking te vragen (art. 18 GDPR)
  • Bezwaar te maken tegen de verwerking (art. 21 GDPR)

Hoe laat u uw rechten gelden?

Dit kan door een eenvoudig verzoek te mailen naar info@erfgoedcelbrugge.be. Wij vragen u hierbij wel uw identiteit te bewijzen via een kopie van (voor- en achterkant) van uw identiteitskaart. 

Vermeld steeds:

  • Voor- en achternaam van de persoon die u wil schrappen of wijzigen
  • E-mailadres van de persoon die u wil schrappen of wijzigen
  • Welke persoonsgegevens u precies wil inkijken of opvragen
  • Welke wijzigingen u precies wil doorvoeren, of welke gegevens u precies wil schrappen;
  • Desgevallend: welke beperking van de verwerking u vraagt;
  • Desgevallend: de inhoud van uw bezwaar, en het gevolg dat u wenst dat eraan gegeven wordt.

Binnen een maand na ontvangst van het verzoek (behoudens verlenging van deze termijn, overeenkomstig art. 12 GDPR) zullen wij u informatie verstrekken over het gevolg dat aan uw verzoek gegeven is.

Beveiliging van gegevens

De computers en internetverbindingen waarop uw persoonsgegevens worden bewaard en getransporteerd zijn zo goed mogelijk beveiligd tegen hacken, installeren van malware ( software die gebruikt wordt om computersystemen te verstoren, gevoelige informatie te verzamelen of toegang te krijgen tot private computersystemen) en ander oneigenlijk gebruik. Op de computers en het netwerk kan enkel worden ingelogd met een gebruikersnaam en paswoord.

Iedereen die namens Erfgoedcel Brugge uw persoonsgegevens kan inkijken of kennen is gebonden aan geheimhouding van die informatie. Alle medewerkers van Erfgoedcel Brugge zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en privacy.

Er wordt een back-up gemaakt van de persoonsgegevens om die te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Als het misgaat …

We springen zo zorgvuldig mogelijk om met uw persoonsgegevens en houden die beveiligd bij. Gaat er toch iets mis, dan zullen we u zo snel mogelijk op de hoogte brengen en er alles aan doen om de schade te beperken.

Het verspreid geraken van uw persoonsgegevens door gegevensdiefstal of datalekken kan geen aanleiding geven tot schadeclaims ten aanzien van Erfgoedcel Brugge, tenzij wij vastgesteld in gebreke gebleven zijn om een adequaat beveiligingsniveau te verstrekken.

Klachten

Heeft u ondanks onze voorzorgsmaatregelen toch klachten over ons gebruik van uw persoonsgegevens, contacteer dan info@erfgoedcelbrugge.be en we zoeken een oplossing.
Meer informatie over klachtenprocedures vindt u op volgende websites: privacycommissie, Vlaamse Toezichtcommissie.

Wijzigingen

Deze Privacyverklaring kan wijzigen. Wij passen de regels en voorwaarden aan om uw privacy zo goed mogelijk te beschermen en op een transparante manier met uw persoonsgegevens om te gaan. Neem dus geregeld opnieuw een kijkje. De laatste aanpassing dateert van 24 mei 2018.